نرم افزار حقوق و دستمزد

محاسبه حقوق و دستمزد، یکی از امور اداری و مالی همه سازمان هاست. بسیاری از سازمان ها، حقوق کارکنان خود را بر اساس فرمول مشخصی مانند حقوق اداره کار پرداخت می کنند. برخی دیگر فرمول خود را برای محاسبه این حقوق دارند. درهر صورت نیاز به ابزاری که بتواند این امور را با دقت و کیفیت بالایی انجام دهد در همه سازمان ها احساس می شود. از این رو بسیاری از سازمان ها برای محاسبه حقوق و دستمزد و صدور فیش حقوقی کارکنان خود از نرم افزارها و سیستم هایی استفاده می کنند.
سیستم هایی که بتواند به صورت اتوماتیک و خودکار به محاسبه حقوق کارکنان بپردازد. این محاسبه می تواند بر اساس حقوق اداره کار باشد. یا شامل محاسبه حقوق بازنشستگان شود، و یا می تواند مسائل مربوط به ارائه و صدور فیش حقوقی کارکنان را در بر گیرد.
نرم افزار حقوق و دستمزد در راستای مدیریت منابع انسانی، به گونه ای طراحی شده است که بتواند از طریق تعریف دسترسی، امکان دسترسی کاربران به مسائل مالی و دستمزد خود را ایجاد نماید.
با این نرم افزار با توجه به اطلاعات حضور و غیاب و اطلاعات مربوط به کارگزینی، حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس قوانین مشخصی مانند قانون حقوق وزارت کار مشخص می شود. در ادامه فیش حقوقی کارکنان صادر و امکان دسترسی به آن فراهم می شود.
بدین ترتیب کارکنان می توانند به فیش حقوقی خود دسترسی داشته باشند. همچنین بخشی نیز به حقوق بازنشستگان اختصاص دارد.

بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد

بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد به عنوان یکی از زیر مجموعه های سیستم نرم افزاری، امکان محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را بر اساس قوانین مشخص مانند حقوق وزارت کار یا حقوق بازنشستگان فراهم می کند. صدور فیش حقوقی کارکنان از دیگر کارکردهای این نرم افزار است. این نرم افزار دارای امکانات و ویژگی هایی است که در ذیل به آن ها اشاره شده است.

امکانات و ویژگی های بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد

امکانات بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد شامل موارد زیر است:
• امکان ارائه فیش حقوقی شخصی کارکنان
• امکان دریافت اطلاعات مرتبط با محاسبه حقوق پایه و سایر عوامل مرتبط از نرم افزار های سازمانی مرتبط مانند نرم افزار پرسنلی، نرم افزار حضور و غیاب، و نرم افزار مسیر شغلی و ارتقا
• امکان محاسبه حقوق بازنشستگان
• امکان محاسبه حقوق بر اساس حقوق اداره کار
• ارسال کلیه اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد به بهترین نرم افزار حسابداری
• ارائه گزارش های مختلف مربوط به مالیات بر حقوق کارکنان
• ارائه گزارش به بخش های مختلف سازمان بر اساس نیاز
• امکان دسترسی به فیش حقوقی در بخش حقوق بازنشستگان
• امکان استفاده از نسخه دمو و آزمایشی نرم افزار حقوق و دستمزد برای سازمان ها به مدت زمان مشخص
از ویژگی های بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد می توان به ارائه خدمات آن بر بستر ابری اشاره کرد.
این مساله باعث کاهش هزینه ها در استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد می شود. زیرا نیازی به هزینه های جانبی برای نصب، نگه داری، به روز رسانی و ارتقا نخواهد داشت.
همچنین امکان برقراری ارتباط بین بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد با دیگر نرم افزارهای زیر مجموعه این سیستم وجود دارد. مخصوصا بین این نرم افزارو نرم افزارهای مالی و حسابداری می تواند ارتباط برقرار شود.

سیستم های مرتبط با بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد

بهترین سیستم حسابداری

امکان اتصال این نرم افزار به بهترین سیستم حسابداری وجود دارد. به این ترتیب حقوق محاسبه شده بر اساس حقوق اداره کار می تواند به سیستم حسابداری مرتبط شود.

سیستم مرخصی

سیستم مرخصی از دیگر نرم افزارهایی است که در محاسبه حقوق و دستمزد نقش دارد. بنابراین می توان بین این دو نرم افزار ارتباط برقرار کرد و از داده های سیستم مرخصی برای محاسبه در آن نرم افزار استفاده کرد.

حضور و غیاب

از دیگر عواملی که در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان تاثیر دارد، حضور و غیاب آنهاست. بر اساس قانون حقوق وزارت کار و نیز میزان حضور و غیاب آن ها نرم افزار می تواند حقوق کارکنان را محاسبه نماید.

منبع: وبلاگ یار

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d8%aa%d9%88%d8%b3%d8%b9%d9%87-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%db%8c/%d9%85%d8%a7%d9%84%db%8c/%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%ad%d9%82%d9%88%d9%82-%d9%88-%d8%af%d8%b3%d8%aa%d9%85%d8%b2%d8%af/
 

امور مربوط به فروش و پیگیری مسائل پیرامون آن، از مسائل مهم هر سازمانی است. سازمان ها ممکن است برای تسریع در انجام امور و مسائل مربوط به فروش از نرم افزارها و سامانه هایی استفاده کنند.
بدین ترتیب نرم افزار فروش یکی از سیستم هایی است که معمولا در سازمان هایی که با فروش کالا و خدمات سر و کار دارند مورد استفاده قرار می گیرد. مخصوصا اگر فروش اینترنتی هم در برنامه های سازمان باشد این سیستم فروش تحت وب می تواند بسیاری از کارها را به صورت هوشمند و خودکار انجام دهد.
استفاده از نرم افزار فروش اینترنتی، باعث می شود در وقت و هزینه سازمان صرفه جویی شود. زیرا بسیاری از امور سازمان به صورت خودکار انجام می شود. مدیریت فروشگاه اینترنتی، پیگیری فروش اینترنتی، صدور فاکتور و پیش فاکتور از مواردی است که نرم افزار فروش می تواند آن ها را با دقت و کیفیت بهتری انجام دهد.
بهترین سامانه و نرم افزار فروش، از زیر مجموعه های سیستم نرم افزاری است. این نرم افزار فروش، کلیه امور مربوط به فروش، اعم از فروش اینترنتی یا مدیریت کار فروشگاه اینترنتی و مسائل دیگر را مدیریت می کند.

مطلب برگرفته از وبلاگ یار

چرا استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اهمیت دارد؟

ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور ارائه راهکارهایی یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات بوده است. همواره حجم بالای مکاتبات و گردش نامه های اداری و همچنین اسناد در ادارات، سازمان ها و موسسات اداری معضلی برای این ارگان ها بوده است.هرگونه ضعف در سیستم مکاتبات اداری موجب می شود نه تنها با اتلاف وقت و مصرف انرژی بالا مواجه شویم بلکه هزینه های بسیار بالایی را متحمل شده و در عین حال کارایی کمتری را نیز بدست آوریم.

پیاده سازی راهکارهای سازمان های الکترونیک در سازمان ها و ادارات به شکل اصولی، آنها را تبدیل به سازمان بدون کاغذ خواهد کرد. این امر ضمن مشارکت در حفظ هر چه بیشتر محیط زیست، سازمان ها را به مراکزی با سرعت عملکرد بالا و کارآمد تبدیل می کند.

در ادامه به برخی از مهمترین تاثیرات پیاده سازی این سیستم ها بر روی سازمان‌ها می‌پردازیم.

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی

یکی از بدیهی ترین و با اهمیت ترین امور در سازمان ها ارتباطات است. نمی توان از تاثیر فناوری اطلاعات بر روی ارتباطات در سازمان ها و تغییراتی که در سازمان ها ایجاد کرده است چشم پوشی کرد. با توجه به افزایش وسیع تعاملات درونی و بیرونی سازمان ها، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمان ها، نظارت بر ارتباطات، بررسی پیشرفت کارها و مواردی از این قبیل چالش های جدید سازمان ها هستند. منبعد مدیریت و رسیدگی به این حجم از امور به روش های سنتی، خارج از توان مدیران خواهد بود.

فناوری اطلاعات راهکارهای تازه ای برای حل این چالش ها پیش روی سازمان ها و مدیران قرار داده است. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمان هاست. این سیستم در کنترل گردش اطلاعات، سازمان ها را یاری می دهد. این سیستم با ابزارهای متنوع ارتباطی مانند ارسال، دریافت و ارجاع نامه ها و دستورالعمل ها، پیام های شخصی، و نامه های الکترونیکی به بهبود ارتباطات در سازمان ها کمک شایانی می کند.

اتوماسیون اداری به تمامی سیستم های الکترونیکی ای خطاب می شود که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان ها را برقرار و یا تسهیل می کنند. با توجه به اینکه حجم انبوهی از امور روزمره سازمان ها امور دفتری هستند میتوان گفت تمامی کاربران در هر سطحی از سازمان با آن سروکار دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری در حوزه امور دفتری و درنتیجه ارتباطات مکتوب خدمت بزرگی کرده است.

از مهمترین تاثیرات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در ارتباطات سازمانی می توان به کاهش هزینه مسافرت ها و طی مسافت های طولانی، ارتباطات به موقع و بهتر، نگهداری بهتر سوابق و … اشاره کرد.

تاثیر استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران

هیچ سازمانی نمی تواند خود را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکم اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم گیری مدیران اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، صحیح و بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است. بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستم ها از خود نشان می دهند.

تحقیقات نشان داده است با در نظر گرفتن متغیرهایی مانند نامه های صادره، وارده، ادراک و ساعات استفاده از این سیستم ها، سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش صحت، دقت و بهنگام بودن تصمیم گیری های مدیرات اثر مستقیم و مثبت دارد.

تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان

انسان ها از گذشته های دور در اندیشه ی استفاده مفید، کارآ و اثربخش از منابع، توانایی ها و امکانات محدود و در دسترس خود بوده اند. با پیشرفت و پیچیده تر شدن ارتباطات، سازمان ها برای حفظ منابع ورودی خود دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود نهایت استفاده را داشته باشند. در محیط پر رقابت امروزی استفاده از سیستم های اطلاعاتی و در نتیجه ی آن اتوماسیون های اداری اهمیتی دوچندان پیدا کرد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش محصول یا بازده می شود. همچنین این سیستم ها موجب صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود. بکارگیری نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز در کنترل امور وو سازماندهی پرسنل نقش چشمگیری دارد. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل برای نظارت بر جریان کار بین ادارات،، افزایش اثربخشی کارکنان و رضایت شغلی آنها نیز از دیگر اثرات پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان هاست.

در آخر باید بگوییم که تحقیقات نشان داده است سرمایه گذاری بیشتر بر روی فناوری اطلاعات و سیستم های اتوماسیون اداری تاثیر مستقیمی بر بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی داشته است و سازمان هایی که همگام با این تغییرات حرکت نکنند متحمل زیان خواهند شد.

منبع:

https://www.faragostar.net/%D8%AA%D8%A7%D8%AB%DB%8C%D8%B1-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7/

مدیریت دفاتر حسابداری برای کسب و کارهای کوچک وظیفه‌ای نیست که کوچک شمرده شود. ثبت گزارش های مالی نرم افزارهای حسابداری و توجه به نکات طلایی سیستم‌های حسابداری و مالی بسیار مهم تلقی می‌شود زیرا می‌تواند به شما در فهم نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان یاری رساند. دیگر تنها یک دفتر کل نوشته شده یا صفحه گسترده اکسل برای انجام امور حسابداری کافی نمی‌باشد.

تا چند سال پیش اپلیکیشن های حسابداری بر روی دسکتاپ صاحبان کسب و کارهای کوچک و یا کامپیوترهای حسابداران قابل استفاده بودند. دفاتر حسابداری از مکان دیگری قابل دسترسی نبودند و تنها یک نفر می‌توانست آن ها را در زمانی واحد مشاهده نماید. سپس کاربرد رایانش ابری رایج گردید و تامین کنندگان نرم افزار حسابداری فراگیر شدند.

حسابداری یک فعالیت خدماتی است. با پیشرفت علم حسابداری و ورود علم برنامه‌نویسی و فناوری اطلاعات و مرتبط‌شدن این دو با هم نرم‌افزارهای مالی و حسابداری زیادی به وجود آمدند که می‌توانند به راحتی همه‌ امور مالی و حسابداری شرکت‌ها را تنها با وارد‌کردن اطلاعات انجام دهند و دیگر نیازی به آن هجمه اطلاعات روی‌ هم‌ انباشته‌ شده و صورت‌های مالی در هم‌ریخته و بلاتکلیف نیست.

تنها کافی است اطلاعات صحیح را به نرم‌افزار مالی یا نرم‌افزار حسابداری جامع خود بدهید تا تمام فعالیت‌های جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و خروجی‌های موردنیاز را به شما بدهد.

1) استفاده آسان

نرم افزار حسابداری آنلاین با کاربری آسان، یک داشبورد آسان را به نمایش می گذارد که گزارش کوتاه و سریعی از سلامت مالی شرکت بلافاصله پس از ورود به سیستم تدارک می‌بیند. داشبورد حتی حساب های اصلی شما را مشخص کرده تا شما بتوانید به سرعت نمایی از چگونگی کارکرد کسب و کار خود بدست آورید.

شما باید قادر به یادگیری داشبورد و اشراف کامل بر آن باشید و عملیات اولیه حسابداری را با چندین کلیک اجرا نمایید. نیازی نیست تا زمان ارزشمند خود را صرف سفارشی سازی یک صورتحساب برای یک مشتری خاص کنید یا به دلیل مواجهه با سررسید نامنتظره یک قبض غافلگیر شوید.

2) یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها

هر کسب و کاری منحصر به فرد بوده و از تعداد بسیار زیادی ابزار برای پیش بردن امور به شکلی روان و پیوسته استفاده می‌کند. ممکن است شما از اپلیکیشن های متفاوتی برای مدیریت کارکردهای مختلف کسب و کار خود استفاده کنید (شاید از یک پلتفرم تجارت الکترونیکی، یک سیستم CRM و یا یک کنترل کننده شغل). به دنبال یک نرم افزار حسابداری باشید تا با سایر اپلیکیشن های مدیریت کسب و کار یکپارچه شود.

همچنین به خاطر داشته باشید زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد دست می یابد شما ممکن است از ابزارهای دیگری برای مدیریت حجم کار اضافه شده استفاده نمایید. به صورت کلی هر چقدر کسب و کار شما از قابلیت انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشد بهتر و مفیدتر است.

3) به بانک شما متصل شود

شاید داشتن قابلیت اتصال دفاتر حسابداری شما به بانک از اهمیت بیشتری نسبت به ویژگی یکپارچگی با CRM و یا پلتفرم کنترل کننده شغلی برخوردار باشد. در گذشته شما ممکن بود مجبور به وارد کردن دستی تراکنش های بانکی در نرم افزار دسکتاپ خود می‌شدید. اما اپلیکیشن های ابری امروزه این کار را برای شما به صورت اتوماتیک انجام می‌دهند. بانک، کارت اعتباری و اظهارنامه های PayPal می‌توانند مستقیما وارد نرم افزار حسابداری شما شوند. تمام چیزی که نیاز به انجام آن دارید مطابقت دادن تراکنش های بانکی با تراکنش های حسابداری است. این فرایند بسیار دقیق تر و کاراتر از روش قدیمی است.

4) از داده های شما محافظت کند

هنگامی که داده های مالی در حافظه ابری ذخیره می شود، دیگر امکان این که اطلاعات ضروری به خاطر آسیب دیدن درایو هارد کامپیوتر، نوسان برق و یا ریختن چای از دست برود وجود نخواهد داشت. داده‌ها در سرورهای خارجی برای شما ذخیره خواهند شد. تعداد گرفتن نسخه پشتیبان در میان تولید کنندگان متفاوت است. بنابراین مطمئن شوید که این عامل را در تصمیم گیری های خود در نظر گرفته اید.

با ایجاد نرم افزار ابری داده های شما در معرض خطر نفوذ و حمله های اینترنتی قرار گرفته‌اند. بانکداری اینترنتی یک استاندارد امنیتی را بوجود آورده است بنابراین مطمئن شوید که نرم افزار شما از این استاندارد برخوردار است. این به معنی رمزنگاری لایه سوکت امنیتی (SSL) ، محافظت سرور فایروال چند لایه و بازرسی و نظارت روتین خارجی است.

5) پشتیبانی از مشتری

زمان یادگیری هر نرم‌افزار جدیدی قابلیت اتصال آن به یک کارمند، سایر کاربران و متخصصان ضروری می باشد. جواب سوال شما همیشه در دفترچه راهنما و یا بخش منابع یک وب سایت قابل پیدا کردن نیست.

تامین کنندگان نرم افزار با پایگاه بزرگ مشتریان معمولا از یک جامعه آنلاین برخوردار هستند که متشکل از کاربرانی است که با یکدیگر در تعامل هستند. این جوامع معمولا توسط کارمندان نظارت می شوند و در زمان وم در بحث ها دخالت می کنند.

اگر شما براستی به دنبال آن هستید که در تهیه گزارشات مالی حرفه ای شوید می توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که آموزش های وسیعی مانند خودآموزهای ویدیویی و وب کنفرانس ها را ارائه می دهد.

6) قیمت

گزینه های رایگان نرم افزار وجود دارند اما معمولا با توجه به تعداد ویژگی های در دسترس قیمت گذاری می شوند. پرداخت حق اشتراک ماهانه به یک تامین کننده SaaS حسابداری برای بیشتر کسب و کارهای کوچک انتخاب گزینه مناسب را تسهیل میکند. این شرکت ها معمولا نسخه ای رایگان پیشنهاد می‌دهند که یک راه اصلی برای تعیین بهترین گزینه برای کسب و کار کوچک شما خواهد بود.

با استفاده از این ویژگی ها باید بتوانید یک اپلیکیشن حسابداری که با نیازهای خاص کسب و کار شما متناسب بوده و وظایف معمول حسابداری را برای شما آسان و در دسترس می سازد، پیدا نمایید. خوشبختانه این انتخاب به شما دیدگاهی از موقعیت مالی شرکت ارائه می دهد و به شما قدرت گرفتن تصمیمات کسب و کار منطقی و سودآور را خواهد داد.

مهم‌ترین حُسن نرم‌افزار حسابداری این است که از ماهیت مالی شرکت برای ذی‌نفعان مختلف شرکت اطلاعات کمی زیادی به وجود می‌آورد تا بتوانند از این اطلاعات مدیران یا سهامداران برای تصمیمات آتی استفاده کنند.

این سهام‌داران عبارتند از سرمایه‌گذاران، مدیران، دولت، تأمین‌کنندگان، شرکا و … . بهترین نرم افزار حسابداری به مالکان، سهام‌داران و ذی‌نفعان شرکت کمک می‌کنند تا تصمیمات کوتاه‌مدت و بلندمدت درستی برای کسب و کار خود بگیرند تا به شرکت کمک و زمینه‌ رشد و توسعه‌ بیش‌تر شرکت و هم‌چنین نفوذ بهتر در بازار را فراهم کنند.

منبع:

https://clickmis.net/importance-of-accounting-software-in-business-growth/#nokte

در این مقاله سعی داریم به بررسی نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر سازمان‌ها بپردازیم. در دنیایی که روز‌به‌روز در تکنولوژی پیشرفته‌تر می‌شود نمی‌توان تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری را نادیده گرفت و سازمان‌ها را همچنان به سبک قدیمی اداره کرد.

چرا استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اهمیت دارد؟

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری آن‌جا مشخص می‌شود که، این روزها مردم زمان زیادی را در محل کارخود می‌گذرانند. محیط اداری باید به صورتی باشد که کارکنان در آن احساس راحتی داشته باشند، زیرا محیط کار به طور مستقیم بر بهره‌وری کارکنان اثر می گذارد. در دهه‌های اولیه پیشرفت تکنولوژی، در بهترین حالت، دستگاه فکس و یک ماشین تحریر در ادارات وجود داشت. امروزه انواع کامپیوتر و لپ‌تاپ و همچنین آی‌پد در ادارات دیده ‌می‌شود که همه این‌ها باید به وسیله یک اتوماسیون و شبکه داخلی به یکدیگر متصل باشند تا کار را برای مشتری و کارکنان آسان کنند، همچنین توانایی کارکنان را برای ارتباط بیشتر با یکدیگر تقویت کند. در دنیای امروز، دفاتر فناوری اطلاعات، خودکار هستند و نیاز به یک محیط پیشرفته تکنولوژیکی و شفاف دارند. پس اتوماسیون اداری به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تا شفاف‌تر شوند. تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر انواع زمینه‌های سازمان را بررسی می‌کنیم.

اخیرا فناوری رایانه با نام اتوماسیون برای وظایف و مراحل اداری به‌کار گرفته شده‌است. این فناوری نه تنها به بر افزایش بهره‌وری، بلکه در تغییر ماهیت کار اداری در کل سیستم تاثیر دارد. در این مطلب سعی داریم تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان و چرایی اهمیت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون را بررسی کنیم. طبق تحقیقاتی که بر دانشگاه علوم‌پزشکی زاهدان توسط آقایان، یعقوبی و سرگزی انجام شد، نشان داد که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تاثیر زیادی بر تعالی سازمان دارد و همچنین اتوماسیون اداری تاثیر خوبی بر روی نگاه مشتری و جامعه به سازمان نیز داشته‌است. در این عصر مدرن سازمان‌ها چاره‌ای جز اجرای سیستم‌های کامپیوتری، فناوری اطلاعات و رسانه‌های پیشرفته ندارند. آینده دنیا به کسانی تعلق دارد که بتوانند مزایا یا معایب این سیستم‌ها را تشخیص دهند و با استفاده از تجربه‌های دیگران، همگام با تکنولوژی پیش بروند. یکی از دلایلی که استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان‌ها با اهمیت جلوه می‌دهد، افزایش بهره‌وری کارمندان و امور اداری است.

تاثیر بهره‌وری در امور اداری به شرح زیر است:

• استفاده بهتر از نیروی کار، همراه با کاهش تعداد کارکنان
• استفاده بهتر و بهینه از زمان
• کیفیت بهتر در مدیریت برای تصمیم‌گیری
• افزایش بهره‌وری به دلیل عملکرد بهتر افراد
• اثر بخشی بهتر با استفاده از اطلاعات قابل دسترسی درباره سازمان

به طور کلی دلایل اهمیت و مزایای تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری به ۲ دسته تقسیم می‌شود:

فواید مستقیم: که شامل افزایش تولید محصولات و بهره‌وری و ممانعت از هدر رفتن زمان است. چنین فوایدی معمولا قابل اندازه‌گیری است.

فواید غیرمستقیم: این فواید بیشتر کیفی است و از طریق سودآوری و رشد بلند مدت، سازمان را تعالی می‌بخشد.

این دلایل و بسیاری از دلایل مستقیم و غیرمستقیم دیگر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان نشان می‌دهد، که کاملا غیرقابل انکار است.به طور کلی سازمان‌های که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند توانایی رقابتی بیشتری دارند.

نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمانی

متاسفانه تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمان اکثرا نادیده گرفته می‌شود. در صورتی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر روابط و ارتباطات درون سازمانی امری انکار ناشدنی است، خیلی از اوقات کارمندان از پیاده‌سازی سیستم‌های خودکار در اداره ترس دارند و این می‌تواند به دلیل نداشتن آگاهی و آموزش کافی باشد. به طور کلی تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات بر کسی پوشیده نیست و این امر باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. همچنین افرادی که در سطوح بالا یا استراتژیک قرار دارند تا زمانی که درگیر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نشوند، تحت تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار نمی‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل انتقال اطلاعات با دیگران است. به عنوان مثال بیش از نیمی از زمان کاری، در ارتباط با جلسات، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و یادداشت‌ها صرف می‌شود. یکی از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری، توانایی برقراری و انتقال آسان اطلاعات، به فردی است که به آن نیاز دارد و این برتری آشکار سیستم اتوماسیون را نسبت به کانال‌های سنتی نشان می‌دهد. خدمات سنتی می‌تواند کند باشد و نامه‌ها به موقع به دست گیرنده نرسد. همچنین یادداشت‌های درون سازمانی یا جلسات در بعضی مواقع نیاز به یک سیستم یکپارچه دارد. مثلا یک نامه در سیستم از نویسنده به میز کار مدیری که می‌خواهد آن را بررسی و امضا کند می‌رود. و همه این‌ها تحت تاثیر یک سیستم خودکار پیشرفته از جمله ایمیل، اینترنت، پست صوتی، شبکه محلی و…شکل می‌گیرد

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات برون سازمانی با استفاده از پروتکل ECE.

پروتکل ECE چیست و چه وظیفه‌ای دارد؟

برای شروع و فهم بیشتر این عنوان، ابتدا پروتکل ECE را با هم بررسی می‌کنیم.
پروتکل ECE که به آن پروتکل مکاتبات الکترونیک نیز می گویند. این پروتکل مدت زمانی پس از محبوب شدن سیستم‌های اتوماسیون و نامه‌نگاری الکترونیکی، درون سازمان شکل گرفت. با توجه به اینکه شرکت‌ها مجبور بودند برای تبادل اطلاعات بین سازمانی خود از همان روش سنتی کاغذی استفاده کنند، کم کم شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون به این فکر افتادند که پروتکل‌ مکاتبات الکترونیک بین سازمانی نیز ایجاد کنند. پروتکل ECE به همین منظور شکل گرفت و شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون در توافقی که برای ساخت این پروتکل انجام‌دادند، تصمیم بر آن شد که فایلی با فرمت XML ساخته‌ شود که برای هر دو طرف فرستنده و گیرنده قابل خواندن باشند و برای ایجاد ارتباط مکاتبات الکترونیکی، نرم‌افزار اتوماسیون شرکت‌ها باید به پروتکل ECE مجهز باشند. این پروتکل باعث افزایش سرعت ارتباطات بین سازمانی شد و کیفیت این ارتباطات را افزایش داد.

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران

مدیران برای اتخاذ تصمیم درست در سازمان نیاز به اطلاعات دقیق مرتبط، به هنگام و سریع دارند. به طور کلی اطلاعات و آگاهی درست مانع از اتخاذ تصمیم‌گیری غلط خواهد شد. در سازمان‌های سنتی مدیر قادر نبود در مدت زمان کم و سریع تصمیمات درست را برای سازمان اتخاذ کند. با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری این آگاهی و اطلاعات دقیق به سرعت توسط نرم‌افزار ساخته و در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. رایانه دقت، سرعت و صحت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد و سرعت، دقت و صحت کار در سازمان نیز افزایش پیدا می‌کند.

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان:

این مطلب بر تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهره‌وری کارکنان به عنوان تاثیر مستقیم یاد می‌کند. استفاده از اتوماسیون سبب کاهش تکرار کار، کنترل وظیفه و افزایش سطح مهارت کارکنان می‌شود، به این صورت که اتوماسیون و سیستم خودکار سبب می‌شود کارکنان اشتباه کمتری داشته‌ باشند و مجبور نشوند کار خود را تکرار کنند. همچنین مدیر و کارمند می‌توانند به روی کار اشراف داشته باشند و بر درستی آن نظارت کنند و مهارت آنان هنگام استفاده از سیستم خودکار افزایش پیدا می‌کند که همین امور منجر به بهره‌وری بیشتر آنان برای سازمان خواهد شد. هرچه کارمندان توانایی بیشتری در کار خود داشته باشند کیفیت و بهره‌وری افزایش می‌یابد که این امر به وسیله تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری میسر است.

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش رضایت ‌مندی ارباب‌رجوع

امروزه در سازمان‌ها بر تکریم ارباب‌رجوع بسیار تاکید می‌شود. در هر سازمانی سعی بر این است که رضایت مشتری جلب شود. یکی از مقوله‌هایی که در میزان اثربخشی یک سازمان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، رضایت مشتریان است. با وجود سیستم اتوماسیون اداری، بسیاری از سازمان‌ها و مشتریان به دور از کاغذبازی و با سرعت هرچه تمام‌تر می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته‌ باشند و همین امر موجب سرعت پاسخگویی به مشتریان می‌شود که نشان‌دهنده تاثیر مثبت اتوماسیون اداری بر رضایت ارباب‌رجوع و محبوبیت سازمان می‌شود.

نتیجه

به طور کلی، استفاده از اتوماسیون اداری، برتری سازمان را افزایش می‌دهد و تفاوت قابل توجهی بین قبل و بعد از استفاده از اتوماسیون اداری وجود دارد، به این معنی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر سازمان، تاثیری مثبت و قابل توجه است و موجب برتری سازمان می‌شود. همچنین بهره‌وری و کیفیت خروجی سازمان را افزایش داده و سازمان را در محیط رقابتی با دیگر سازمان‌ها قرار می‌دهد. به طوری که سازمان‌هایی با سیستم سنتی آرام آرام از گردونه رقابت خارج می‌شوند و جای خود را به سازمان‌هایی همگام با تکنولوژی خواهند داد.

منبع:

https://yeganehsoft.com/%D9%86%D9%82%D8%B4-%D9%88-%D8%AA%D8%A7%D8%AB%DB%8C%D8%B1-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/

یکی از چالش‌های مدیران ارشد هر واحد تجاری، شناسایی بهای تمام شده کالاها یا خدمات ارائه شده توسط آن واحد است. به نحوی که بتواند او را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان یاری دهد.از نظر جایگاه سازمانی، این وظیفه به عهده واحدی از امور مالی سازمان به نام حسابداری مدیریت(صنعتی)» است. حال این سوال مطرح است که این واحد چگونه می‌تواند وظیفه خود را در این خصوص به بهترین شکل ممکن انجام دهد. موفقیت این واحد به دو بخش وابسته است. بخش اول به دانش فنی و مهارت‌های تجربی در این زمینه مرتبط است چون محاسبه بهای تمام‌شده نیازمند شناسایی دقیق دوایر تولیدی و خدماتی ، محصولات و … است.
بخش دوم به قابلیت های نرم‌افزاری مربوط می‌شود. چون اغلب محاسبات بهای تمام‌شده نیازمند کنترل اطلاعات ورودی و تهیه اطلاعات در سطح جزئیات است که با انجام محاسبات دستی یا حتی اکسل امکان‌پذیر نیست.
بسیاری از شرکت‌هایی که به صورت دستی محاسبات بهای تمام شده را انجام می‌دهند به دلیل پیچیدگی‌های کار تا آنجا که امکان داشته باشد مجبور به ساده‌سازی اطلاعات هستند. در این مقاله قصد داریم تا از جنبه‌های مختلف به قابلیت‌هایی که لازم است یک نرم افزار بهای تمام شده به عنوان یک ابزار مناسب برای کار واحد حسابداری صنعتی داشته باشد، بپردازیم.

استفاده از اتوماسیون اداری، نرم افزار بایگانی و… برای سازمان ها پیشنهاد می شود.

ویژگی‌های یک نرم‌افزار بهای تمام شده برای سطوح متفاوت سازمان

این ویژگی‌ها سطوح متفاوتی از مدیریت سازمان را در بر می گیرد. به طور کلی می توان آنها را در سه سطح مدیریت ارشد ، مدیران میانی و کارشناس تقسیم بندی کرد:

برای تبدیل تاریخ میلادی به شمسی می توانید از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

ویژگی های مورد نیاز مدیران ارشد

۱- از آنجا که محاسبه بهای تمام شده با ابعاد و حجم فعالیت‌های عملیاتی شرکت ارتباط مستقیم دارد، از نظر پیاده سازی مستم صرف زمان و هزینه است. بنابراین متناسب بودن هزینه استقرار نرم افزار با موارد ذکر شده یکی از موضوعات اساسی مدیریت ارشد واحد های تجاری است.

۲- واحدهای تجاری در بیشتر موارد پویا هستند و بنا بر برنامه های توسعه سازمانی، تغییر نیاز مشتریان، بروزرسانی تکنولوژی و سایر عوامل داخلی و خارجی عملیات تولید کالا یا ارائه خدمت خود را بهبود می‌دهند. بنابراین نرم افزار باید قابلیت اعمال تغییرات و متناسب‌سازی در برابر توسعه سازمان را داشته باشد.

۳- یکی از نیازهای اساسی برای هر واحد تجاری تصمیم‌گیری در مورد بهای فروش کالاها و خدمات بوده و پیش نیاز آن در اختیار داشتن بهای تمام شده دقیق و قابل اتکا به همراه جزییات محاسبه است. البته صرفاً محاسبه یک نرخ به عنوان بهای تمام شده کافی نیست چرا که امروزه در بسیاری از صنایع فروش بر اساس یک قرارداد یا سفارش اتفاق می‌افتد و در آن اجزای مختلفی در قیمت پیشنهادی موثر هستند.

۴- قابلیت اندازه‌گیری و پیش‌بینی ظرفیت بهینه برای فعالیت‌ها یکی از ایده‌آل ترین نیازهای مدیران ارشد در ارتباط با بهای تمام شده است که امروزه با بکارگیری تکنیک‌های جدید محاسبه بهای تمام شده نظیر هزینه‌یابی برمبنای فعالیت یا هزینه‌یابی هدف و امثال آنها امکان پذیر شده است. ولی رسیدن به این خواسته مستم انجام پیش نیازهای زیادی در فرآیندها و سازمان کار واحدهای تجاری است.

۵- دستیابی به اطلاعات کلیدی و به روز در هر نقطه مکانی یکی دیگر از نیازمندی های مدیران ارشد است. بنابراین نرم افزار باید بتواند بستری فراهم سازد تا دستیابی به این امر امکان‌پذیر شود.

ویژگی های مورد نیاز مدیران میانی

۱- یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران میانی کنترل فرآیندها و اطمینان از صحت انجام آنهاست. بنابراین نرم افزار باید ابزارهای کنترلی در اختیار آنها قرار دهد تا بتوانند اشتباهات بوجودآمده را تصحیح کنند.

۲- نظارت بر فرآیندها یکی دیگر از اهداف این گروه از مدیران است. آنها ترجیح می دهند تا فرآیندهای سازمان بوسیله نرم افزار بصورت کلان قابل مشاهده باشد. برای نمونه مواردی مانند درخت‌واره ساخت محصولات، نحوه مصرف مواد بین آنها یا تسهیم هزینه ها از سطح شرکت تا سطح واحد محصول.

۳- سطوح دسترسی به اطلاعات یکی دیگر از چالش‌های مدیران میانی درخصوص بهای تمام شده است. این نیاز باعث می‌شود تا بسیاری از نرم‌افزارها به طور محدود توسط یک یا چند کارشناس مشخص استفاده شوند و فرایند محاسبه بهای تمام شده با کندی انجام شود. با ایجاد سطوح دسترسی مناسب، اطلاعات مورد نیاز توسط افراد بیشتری جمع آوری و تهیه خواهند شد و سرعت محاسبه نیز افزایش پیدا خواهد کرد. این ویژگی همچنین امکان مشاهده اطلاعات مربوط به آن کاربر را نیز فراهم می‌کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%db%8c%da%a9-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d9%85%d8%ad%d8%a7%d8%b3%d8%a8%d9%87-%d8%a8%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d9%85%d8%a7%d9%85-%d8%b4%d8%af%d9%87/