چرا استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اهمیت دارد؟

ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور ارائه راهکارهایی یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات بوده است. همواره حجم بالای مکاتبات و گردش نامه های اداری و همچنین اسناد در ادارات، سازمان ها و موسسات اداری معضلی برای این ارگان ها بوده است.هرگونه ضعف در سیستم مکاتبات اداری موجب می شود نه تنها با اتلاف وقت و مصرف انرژی بالا مواجه شویم بلکه هزینه های بسیار بالایی را متحمل شده و در عین حال کارایی کمتری را نیز بدست آوریم.

پیاده سازی راهکارهای سازمان های الکترونیک در سازمان ها و ادارات به شکل اصولی، آنها را تبدیل به سازمان بدون کاغذ خواهد کرد. این امر ضمن مشارکت در حفظ هر چه بیشتر محیط زیست، سازمان ها را به مراکزی با سرعت عملکرد بالا و کارآمد تبدیل می کند.

در ادامه به برخی از مهمترین تاثیرات پیاده سازی این سیستم ها بر روی سازمان‌ها می‌پردازیم.

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی

یکی از بدیهی ترین و با اهمیت ترین امور در سازمان ها ارتباطات است. نمی توان از تاثیر فناوری اطلاعات بر روی ارتباطات در سازمان ها و تغییراتی که در سازمان ها ایجاد کرده است چشم پوشی کرد. با توجه به افزایش وسیع تعاملات درونی و بیرونی سازمان ها، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمان ها، نظارت بر ارتباطات، بررسی پیشرفت کارها و مواردی از این قبیل چالش های جدید سازمان ها هستند. منبعد مدیریت و رسیدگی به این حجم از امور به روش های سنتی، خارج از توان مدیران خواهد بود.

فناوری اطلاعات راهکارهای تازه ای برای حل این چالش ها پیش روی سازمان ها و مدیران قرار داده است. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمان هاست. این سیستم در کنترل گردش اطلاعات، سازمان ها را یاری می دهد. این سیستم با ابزارهای متنوع ارتباطی مانند ارسال، دریافت و ارجاع نامه ها و دستورالعمل ها، پیام های شخصی، و نامه های الکترونیکی به بهبود ارتباطات در سازمان ها کمک شایانی می کند.

اتوماسیون اداری به تمامی سیستم های الکترونیکی ای خطاب می شود که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان ها را برقرار و یا تسهیل می کنند. با توجه به اینکه حجم انبوهی از امور روزمره سازمان ها امور دفتری هستند میتوان گفت تمامی کاربران در هر سطحی از سازمان با آن سروکار دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری در حوزه امور دفتری و درنتیجه ارتباطات مکتوب خدمت بزرگی کرده است.

از مهمترین تاثیرات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در ارتباطات سازمانی می توان به کاهش هزینه مسافرت ها و طی مسافت های طولانی، ارتباطات به موقع و بهتر، نگهداری بهتر سوابق و … اشاره کرد.

تاثیر استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران

هیچ سازمانی نمی تواند خود را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکم اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم گیری مدیران اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، صحیح و بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است. بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستم ها از خود نشان می دهند.

تحقیقات نشان داده است با در نظر گرفتن متغیرهایی مانند نامه های صادره، وارده، ادراک و ساعات استفاده از این سیستم ها، سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش صحت، دقت و بهنگام بودن تصمیم گیری های مدیرات اثر مستقیم و مثبت دارد.

تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان

انسان ها از گذشته های دور در اندیشه ی استفاده مفید، کارآ و اثربخش از منابع، توانایی ها و امکانات محدود و در دسترس خود بوده اند. با پیشرفت و پیچیده تر شدن ارتباطات، سازمان ها برای حفظ منابع ورودی خود دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود نهایت استفاده را داشته باشند. در محیط پر رقابت امروزی استفاده از سیستم های اطلاعاتی و در نتیجه ی آن اتوماسیون های اداری اهمیتی دوچندان پیدا کرد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش محصول یا بازده می شود. همچنین این سیستم ها موجب صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود. بکارگیری نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز در کنترل امور وو سازماندهی پرسنل نقش چشمگیری دارد. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل برای نظارت بر جریان کار بین ادارات،، افزایش اثربخشی کارکنان و رضایت شغلی آنها نیز از دیگر اثرات پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان هاست.

در آخر باید بگوییم که تحقیقات نشان داده است سرمایه گذاری بیشتر بر روی فناوری اطلاعات و سیستم های اتوماسیون اداری تاثیر مستقیمی بر بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی داشته است و سازمان هایی که همگام با این تغییرات حرکت نکنند متحمل زیان خواهند شد.

منبع:

https://www.faragostar.net/%D8%AA%D8%A7%D8%AB%DB%8C%D8%B1-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7/